Taille de fichier • Réduisez le volume des pièces jointes dans Mail

Comment gagner du temps lors de l’envoi d’images ou de documents par email ? Deux solutions s’offrent à vous. La première consiste à réduire drastiquement la taille totale des fichiers joints au courrier. La seconde est rendue possible en utilisant une fonction ou un service dédié à cette tâche.

Pour envoyer un courrier électronique, vous devez posséder une adresse email. En général, celle-ci est fournie par votre prestataire internet. Vous avez également le choix d’opter pour un service dédié comme Apple iCloud, Google Mail ou Yahoo! Mail. Obligatoirement, lorsque vous envoyez un mail, son contenu transite par les serveurs de ce fournisseur. Chaque société limite la taille totale d’un courrier lors de son envoi. Dans la vie de tous les jours, cela fonctionne. Quand vous devez transférer des documents ou des photos en nombre, il est possible que vous dépassiez le quota autorisé.

Sans citer tous les services, qui sont nombreux, il est bon de savoir qu’Orange, Gmail et Free limitent vos envois à 25 Mo, SFR à 15 Mo ou encore LaPoste à 10 Mo. Pour des documents standards (Pages, Word, vidéo ou audio), la meilleure méthode consiste à les regrouper dans une archive ZIP. Le tout est compressé et, avec de la chance, vous y gagnez en taille. Sélectionnez les fichiers dans le Finder. Maintenez appuyée la touche [ctrl]. Sélectionnez Compresser XX éléments. J’ai effectué l’opération sur quatre documents : un fichier InDesign, un mémo audio, un rapport Pages et une attestation en PDF. La taille totale des éléments non compressés s’élève à 8,8 Mo. Une fois ces éléments réunis dans une archive ZIP, elle n’excède plus 4,6 Mo (1).

Lors de l’envoi d’images, vous devez les réduire. Vous n’avez besoin d’aucune application pour cela. Mail fera le travail à votre demande. J’ai déposé plusieurs images dans le corps de mon message. La taille totale est de 36,4 Mo (2).

Avez-vous réellement besoin d’envoyer des visuels en haute résolution ? Dans la plupart des cas, ce n’est pas nécessaire. Cliquez sur le menu Taille de l’image en haut à droite. Sélectionnez Grande (3). La taille est abaissée à 2,9 Mo. Certes, la qualité sera moins bonne à la réception, mais quel temps gagné lors du transfert !

L’application Mail intègre une fonctionnalité travaillant en collaboration avec iCloud pour envoyer des fichiers volumineux. Avec Mail Drop, nul besoin de se poser la question de la taille. Déposez le document en pièces jointes. Rédigez votre message. Cliquez sur le bouton Envoyer. Un message vous indique que la taille totale est trop élevée pour être jointe au courrier (4).

Cliquez sur Utiliser Mail Drop. À l’écran, vous avez l’impression que l’envoi est effectué tout à fait normalement. En fait, la pièce jointe est envoyée sur les serveurs d’iCloud. Ensuite, un mail est envoyé au destinataire. Il a un mois pour télécharger le fichier avec le lien fourni.
De votre côté, la taille de l’envoi ne doit pas excéder 5 Go. L’espace disque occupé par ces pièces jointes n’est pas décompté de votre forfait iCloud. De cette manière, il est possible d’effectuer plusieurs transferts dans la limite d’un téraoctet.

Il existe des méthodes gratuites ou payantes vous proposant de transférer des documents (très) volumineux. Parmi eux, Dropbox et Wetransfer. Moins connu, Smash est un service de partage de fichiers qui fonctionne très bien. La société est française et les données sont hébergées dans l’hexagone. Aucune inscription n’est nécessaire. Connectez-vous sur fromsmash.com pour l’essayer (5).

La formule gratuite offre la possibilité d’envoyer sans limite de taille (au-delà de 2 Go, les transferts sont non prioritaires) et les fichiers sont disponibles durant quatorze jours. Il est également possible de protéger les données par mot de passe. Avec un forfait à 5 ou 10 € mensuels, les documents sont à disposition pendant un an. D’autres fonctions, comme la personnalisation de l’URL ou de messages d’attente, sont incluses.

Smash existe également en version mobile et gratuite. Cliquez sur ce lien pour consulter la fiche de l'application.

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